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辦公室是企業管理人員的工作活動場所，也是客戶、員工留下第一印象的地方，辦公室的6S水平如何，直接形響到企業的形象。所以，企業推行6S，最好從辦公室這個“橋頭堡”開始，“橋頭堡”攻克下來了，后面的工作會更快，更容易推動。
如何在辦公室推行6S呢?
以下是詳細內容：
一、辦公室6S管理原則
辦公室6S管理，應遵循以下原則。
1.明確辦公用品使用權力
區別個人專用和公共使用的辦公室物品，具體應做到以下兩點。
? 公共使用的物品應放在所有人都能拿取的地方；
? 個人專用的物品放在本人附近。
2.公私分明
具體應做到以下5點。
? 在區域規劃上，應將辦公場所、休息場所和會客場所區分開來；
? 物品方向，將企業用品與私人用品區分開來；
? 企業用品放在明顯處，私人物品放在不明顯處；
? 企業用品放在抽屜的上層，私人物品放在抽屜的下層；
? 辦公桌椅應設置姓名標牌。
3.柜架應有標識
柜架標識清楚所放物品的類別、名稱以及管理責任人等，具體做法如下。
? 文件柜左上角貼柜子編號、名稱、部門以及責任人等；
? 柜門內貼上柜內文件/物品位置對應圖；
? 文件拒內分層分類，用分隔線和標簽區分。
4.文件資科應分類
將所有文件資料有效分類，運用形跡管理的方法使文件能夠馬上被拿取。圖1為經過分類整理后的文件資料放置圖例。
圖1 文件資料分類放置標準示意圖
5.抽屜物品應放置整齊
整理、整頓抽屜內物品，具體應做到以下3點。
? 清除不用或不要物品，留下必需品；
? 所有物品應分類，并進行標識；
? 辦公用品放置在上層，個人用品放置在下層。
抽屜所有物品應分類放置，且擺放整齊，圖2為某企業辦公室員工抽展的物品放置標準。
圖2 辦公室抽屜物品放置標準示意圖
6.墻壁不隨意張貼紙張
使用膠水、膠紙將紙張貼在墻上時，一且揭除會留下難看的斑跡，從而影響辦公室整體形象。因此，必須糾正隨意將紙張亂貼在墻璧上的行為，將紙張放人看板內，并明確張貼期限。
7.加強公告悴理
對于公告的管理，具體做法如下。
? 公告欄應美觀大方，明確管理責任人；
? 明確發布的公告張貼期限；
? 定期在公告欄上公布員工的出勤、工作內容和工作實績等內容。
二、辦公桌標識管理
辦公桌標識管理包括以下兩方而內容。
1.辦公桌區城標識
根據辦公人員的數量，將辦公桌劃分為不同員工的作業區域，其標識的內容包
括以下3部分。
? 區域編號；
? 區域所屬人姓名；
? 區域名稱。
2.區域物品放置標識
各區域所屬人根據本人辦公用品以及其他物品的多少，標識不同物品的放置位置。有時，并不用具體地標識出物品放置位置，也可以將所有辦公桌上的物品整齊放置到所屬區域，如圖3所示。
圖3 辦公桌物品放置標準示意圖
三、文件夾標識管理
做好文件夾的標識工作，有利于迅速查找和存放文件資料。標識文件夾的方法如下。
1.文件夾外部標識
文件夾外部標識主要是指側面標識和正面標識。其中，側面標識主要包括以下5個要素。
? 文件夾編號；
? 文件夾名稱；
? 文件夾內文件內容簡述；
? 文件夾管理部門；
? 文件夾管理責任人。
正面標識在以下情況下使用。
? 側面無法標識時，可將其內容標識在正面；
? 有必要進行正面標識時。
文件夾外部標識的要素要清楚地列出來，以便隨時查找和存放，如圖4所示。
圖4 文件夾外部標識標準示意圖
2. 扉頁和索引標識
在文件夾的扉頁標明該文件夾中的文件種類，以便分類查找。
3.內部分頁紙
在同一文件夾中用分頁紙將不同的文件(資料)分開，以便查找和整理。
4.文件夾標識的注意事項
標識文件夾時，應注意以下事項。
? 無論文件的厚薄，文件夾標識的長度、寬度都應保持一致；
? 若將文件夾放入文件盒內，文件盒也應有相應的標識；
? 在文件夾側而加上斜線或二角形，以形成目視管理標準，如圖5所示；
? 統一文件夾標識的規格和字體。
圖5 文件夾外部標識標準示意圖
四、辦公用品、用具管理
1.辦公用品的6S管理
通過開展辦公用品、用具的6S管理，可以解決以下問題。
? 個人辦公桌上辦公用品過多，造成較大浪費；
? 辦公用品重復庫存多(基本上從企業到個人層層有庫存〕；
? 辦公用品品種過多，采購隨意性大。
解決上述問題的途徑如下。
? 盡量控制個人辦公用品持有量；
? 最大限度減少辦公用品的品種和庫存量；
? 最大限度地利用所有辦公用品。
2.其他辦公用具的6S管理
(1)茶具、水杯的定位放置
? 設置飲水區，將茶具、水杯定位放置；
? 若將水杯放在臺面.則使用杯墊以規范水杯放置位置。
(2)垃圾箱、清潔用具的定位標識
? 劃分辦公區垃圾箱和清潔用具放置區域；
? 將垃圾箱和清潔用具定位放置。
辦公區的垃圾箱、清潔用其一方面需要進行定位放置，另一方面還需做出相應標識，如圖6所示。
圖6 垃圾箱、清潔用具定位標識標準示意圖
下表是某企業辦公室6S管理規范，供大家參考。
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